Warum die Wertschöpfungskette bei Beckmann von unserer ERP-Lösung profitiert 

Sie fahren in ein Parkhaus, gehen ins Hallenbad oder nutzen Waschmaschinen im Waschsalon? Dann kommen Sie eventuell mit Technologie von Beckmann in Kontakt! Das Familienunternehmen produziert Kassensysteme, Einfahrtssäulen und Zugangsleser inklusive Cloud-Anbindung. „Rund 80 Prozent ist Projektgeschäft, wobei wir viele Details individualisieren“, betont Geschäftsführer Michael Beckmann. Dabei gibt es für diese „Customization“ ein Baukastensystem mit rund 50 Modulen. Bereits während des Angebotsprozesses müssen Mitarbeiter:innen das Produkt „virtuell“ per Modul-Auswahl „zusammensetzen“ – je nach Kundenanforderung. Durch die enorme Komplexität und technische Abhängigkeiten konnte es in der Vergangenheit passieren, dass etwas konfiguriert wurde, was nicht zueinanderpasste. Dazu kam ein weiteres massives Problem: mangelnde unternehmerische Transparenz, weil rund um Buchhaltung und Rechnungsstellung zwei Systeme im Einsatz waren.

In der Folge schaute sich der Geschäftsführer verschiedene Cloud-ERP-Lösungen an – und landete schnell bei Haufe X360. Den Unterschied machte unter anderem die User-Oberfläche. „Die Lösung von Haufe sieht in jedem Detail nach ‚State of the Art‘ aus. Das passt zu meinen Vorstellungen eines modernen UI, was ich von der Konkurrenz nicht unbedingt sagen kann. Bei deren Präsentationen fielen zudem langsamere Ladezeiten und andere grundsätzliche Mängel auf.“

Eine Vielzahl von Produktvarianten, dazu sehr flexible Bestellprozesse – diese Ausgangslage verlangte nach einer gründlichen Vorbereitung. Wir waren deshalb vor Ort und haben mit den Verantwortlichen viele Details wie Produktserien, Stücklisten und Lagerprozesse durchgesprochen. Im zweiten Schritt entwickelten wir präzise Prozessdiagramme. Diese Grafiken zeigten Schritt für Schritt zum Beispiel die Verkaufs- oder Beschaffungsprozesse bei Beckmann – inklusive unserer Verbesserungsvorschläge. Die ERP-Modellierung wurde somit zu einer Art von Katalysator für Optimierungen an allen Ecken und Enden.

Am Ende der Implementierung erfolgte ein Go-Live, bei dem wir nichts dem Zufall überließen: Zum einen stand den Usern bei Beckmann längere Zeit eine Testumgebung zur Verfügung. Zum anderen waren wir beim Systemwechsel mehrere Tage vor Ort. „Der Switch vollzog sich von einem auf den anderen Tag und hat sehr gut funktioniert“, betont Michael Beckmann. „Seitdem nutzen wir das ERP für zentrale Aufgaben in der Buchhaltung, Auftragserfassung und Warenwirtschaft.“

Vertrieb: Die Effekte des Produkt-Konfigurator (als ein Teil des Produktionsmoduls von Haufe X360) sind enorm: Vertriebsmitarbeiter:innen beantworten verschiedene Fragen zum gewünschten Produkt. Dabei beeinflusst jede Antwort die Auswahlmöglichkeiten bei der nächsten Frage. Und das heißt: Man kommt Schritt für Schritt dem Endprodukt näher. Am Ende erzeugt das ERP automatisiert ein Angebot.
Buchhaltung: Der gesamte Rechnungslauf erfolgt automatisiert. Deshalb benötigt das Unternehmen nur noch eine 16-Stunden-Arbeitskraft in der Buchhaltung. Vorher war hierfür eine Vollzeitstelle (40 Stunden) nötig. Zum anderen hat die Zahl der offenen Rechnungen radikal um rund 90 Prozent abgenommen – das ERP erzeugt automatisiert alle Mahnungen.
Controlling: Mit Haufe X360 überblickt die Geschäftsführung den gesamten Status des Unternehmens: Wie sieht der Bestelleingang eines Monats aus, was für Produktaufträge wurden noch nicht abgearbeitet und wie entwickelt sich der Gewinn im Vergleich zum Vorjahr? „Mit Haufe X360 haben ich einen umfassenden Blick auf alle relevanten Entwicklungen. Dabei ist das Ganze sehr einfach zu bedienen und zu verstehen“, so Michael Beckmann.