Kaffeeröster mit Haufe X360

Kaffeeröstereien stehen heute im Zentrum einer globalen Wertschöpfungskette, die zugleich immense Anforderungen an Qualität, Transparenz und Effizienz stellt. Die Kunst der Röstung selbst ist ein kreativer und technischer Prozess, bei dem aus hochwertigen Rohkaffeebohnen mittels spezifischer Röstprofile und Rezepturen individuelle Produkte entstehen. Doch die Herausforderungen hinter dem perfekten Kaffee gehen weit über die eigentliche Röstung hinaus.

Röstereien müssen internationale Anforderungen der Rückverfolgbarkeit und Zertifizierung erfüllen, die lückenlose Nachweise und Auditfähigkeit verlangen. Die neuen Anforderungen im Zuge der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) sowie die Einhaltung der Kaffeesteuer und gegebenenfalls der speziellen Verwaltung von Zollfreilagern sind für professionelle Röstereien längst Alltag. Hinzu kommt die Notwendigkeit, individuelle Kundenwünsche wie White Label Produkte oder Spezialeditionen effizient und clean abzubilden, inklusive präzisem Etikettendruck.

Die Digitalisierung macht es möglich, alle Anforderungen im zentralen ERP-System zu steuern. Von der Rohware über Rezepturen und Röstprofile bis hin zum Versand, der automatisiert und nahtlos mit verschiedenen Dienstleistern synchronisiert wird. Die Einbindung innovativer mobiler Lösungen, wie der Nex.Go 360 App, eröffnet ganz neue Perspektiven in puncto Geschwindigkeit, Effizienz und fehlerfreien Prozessen. Die zentrale Herausforderung ist es, all diese Aspekte in einer Plattform abzubilden, die skalierbar, flexibel und revisionssicher arbeitet und dabei die Kreativität der Röstmeister nicht einschränkt, sondern unterstützt.

Die Komplexität einer modernen Kaffeerösterei ergibt sich aus dem Zusammenspiel von traditionellen Handwerksprozessen und strikten regulatorischen Anforderungen. Während das Herzstück jeder Rösterei die Entwicklung und Anwendung von Röstrezepten ist, verlangt der Markt heute zusätzliche Professionalität und technische Kompetenz:

Röstrezepte müssen präzise dokumentiert, verwaltet und kontinuierlich optimiert werden. Jeder Produktionsdurchlauf kann mehrere individuelle Profile umfassen, deren Ergebnisse für Qualitätssicherung und Zertifizierung zentral sind. Die bisher gängige, oft papierbasierte Festhaltung von Rezepten birgt Risiken. Diese beginnen bei fehlerhaften Produktionsangaben bis zu Problemen bei der Reproduzierbarkeit oder Nachweispflicht gegenüber Behörden und Kunden.

In der Produktion selbst ist die digitale Rückmeldung ein Schlüssel zu Effizienz und Transparenz. Manuelle Fertigungsprotokolle und Lagerbuchungen sind wartungsintensiv, fehleranfällig und verhindern eine prozessgetriebene Skalierung. Schnelles Feedback direkt aus der Produktion ist essenziell. Hier setzt die Nex.Go 360 App an, die als mobile MDE-Lösung Prozesse direkt am Arbeitsplatz digital erfasst und an das ERP meldet. Die Integration mobiler Geräte in den Workflow entscheidet über Flexibilität und Geschwindigkeit der gesamten Produktion.

Ein weiteres Feld ist die Produktion und der Versand von White Label Produkten. Unterschiedliche Etiketten, kundenspezifische Gestaltung und der individuelle Druck bei jeder Produktionscharge fordern eine clevere, integrierte Lösung im ERP. In Kombination mit der automatischen Ansteuerung und dem Labeldruck für Versanddienstleister muss ein nahtloser Übergang zwischen Produktion, Etikettierung und Logistik sichergestellt sein.

Die größte Herausforderung besteht darin, alle genannten Kernprozesse – Röstrezeptmanagement, digitale Rückmeldung, Etikettierung und Versand auf einer Plattform abzubilden, die auch Audits und Zertifizierungen unterstützt und zukünftige Markterfordernisse flexibel integriert. Insellösungen und manuelle Schnittstellen bremsen hier nicht nur die Effizienz, sondern sind ein echtes Compliance-Risiko.

Mit Haufe X360 etabliert die Rösterei eine unternehmensweit integrierte Lösung, die alle Bereiche in einem zentralen System vereint. Der Prozess beginnt schon bei der Einlagerung und Dokumentation der Rohkaffees: Über Schnittstellen zu Herkunftszertifikaten und Lieferantenportalen werden EUDR-relevante Daten erfasst und für spätere Audits bereitgestellt. Die Integration der Kaffeesteuer und der Verwaltung von Zollfreilagern läuft vollautomatisch im Hintergrund, entlastet das Team und sichert die Einhaltung aller steuer- und zollrechtlichen Vorgaben.

Das Herzstück für jeden Kaffeeröster ist die Abbildung und Steuerung individueller Röstrezepte direkt im ERP-System. Haufe X360 erlaubt die zentrale Erfassung, Archivierung und Versionierung aller Röstprofile, inklusive Parametern wie Temperaturkurven, Zeiten, Charge sowie speziellen Zubereitungsverfahren. Die Rezeptdaten sind verknüpft mit Produktionsaufträgen und Qualitätsprüfungen; dadurch ist nicht nur die Reproduktion des gewünschten Geschmacksprofils gesichert, sondern auch die Nachweispflicht gegenüber Kunden und Zertifizierungsstellen. Über frei konfigurierbare Produktionsmodule lassen sich Rezepte einfach hinterlegen, aufrufen und an neue Produktionen adaptieren.

Die NEX GO 360 App sorgt für die effektive digitale Rückmeldung und Steuerung aller relevanten Prozesse in Produktion und Lager. Mitarbeiter können via Smartphone oder MDE-Geräte Bestände buchen, Produktionsschritte melden und die Entnahme von Waren digital abwickeln – ohne Umwege über papierbasierte Systeme oder PC-Arbeitsplätze. Die Rückmeldungen fließen in Echtzeit ins ERP ein, sodass Lager- und Produktionsdaten immer aktuell sind. Fehlerquellen und Nachbuchungen werden reduziert, während mobile Workflows und One-Click-Aktionen die Geschwindigkeit und Effizienz deutlich steigern.

Besonders im Segment der White Label Produkte punktet Haufe X360 mit durchgängigem Etikettenmanagement. Individualisierte Etiketten und Verpackungsinformationen werden direkt aus dem ERP gesteuert und für jede Produktionscharge hinterlegt. Der Etikettendruck erfolgt automatisiert – je nach Produkt und Kundenanforderung kann das Label-Layout zentral gepflegt oder dynamisch aus Auftragsdaten generiert werden. Die Integration mit den Produktionsmodulen und Versandprozessen erzielt eine vollständige Traceability: Jede verkaufte Charge ist eindeutig identifizierbar und nachprüfbar. 

Für den Versand erfolgt die direkte Ansteuerung verschiedener Versanddienstleister über angebundene Schnittstellen wie ShipXpert. Die Auswahl des Versandpartners erfolgt pro Auftrag, Versandetiketten und Trackingnummern werden automatisch im ERP generiert und an die Produktion übermittelt. Nach Abschluss der Verpackung werden Label und Versandinformationen automatisch gedruckt, sodass der Logistikprozess ohne manuelle Zwischenschritte abläuft. Auch internationale Versandlösungen oder komplexe Packaging-Anforderungen lassen sich durch flexible Modulkonfigurationen im ERP abbilden.

Die Produktivität wird dabei nicht nur durch die technologische Integration gesteigert. Rollenbasierte Dashboards, Echtzeit-Kennzahlen und hochflexible Workflowsteuerungen sorgen für maximale Transparenz und kurze Reaktionszeiten. Die Anbindung mobiler Geräte und Apps an die Kernprozesse des ERP gibt den Teams die Freiheit, unabhängig vom Standort und Endgerät zu arbeiten.

IFS und andere Zertifizierungen werden durch digitale Qualitätssicherungsmodule unterstützt. Prüfprotokolle, Rückverfolgbarkeit und Abweichungsmanagement – alle Daten werden zentral erfasst, dokumentiert und sind für Audits und Rückfragen jederzeit abrufbar. Die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wie EUDR und Kaffeesteuer kann per Knopfdruck nachgewiesen werden. So wird die gesamte Rösterei jederzeit audit-fähig und compliance-sicher.

Die Rösterei der Zukunft verbindet Handwerkskunst und Digitalisierung auf höchstem Niveau. Haufe X360 ist die zentrale Plattform, die diese Verbindung möglich macht. Die flexible Abbildung von Röstrezepten, die Echtzeit-Rückmeldung aus der Produktion über die Nex.Go 360 App sowie der automatisierte Druck von White Label Etiketten und Versandlabels sorgen für eine effiziente, skalierbare und auditierbare Prozesslandschaft.

Mit der Integration aller Produktions-, Qualitäts-, Logistik- und Zertifizierungsprozesse in einer unternehmensweit zentralen und cloudbasierten Plattform schafft Haufe X360 die Grundlage für nachhaltigen Erfolg: Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Compliance werden zur Selbstverständlichkeit, während die Kreativität und Expertise der Röstmeister in den Mittelpunkt rücken können.

Die vollständige Digitalisierung aller relevanten Abläufe sorgt für messbare Effizienzgewinne, eine Reduktion von Fehlerquellen und eine maximale Audit-Sicherheit. So kann die Rösterei flexibel auf neue Marktanforderungen, Produkte oder Regularien reagieren und ihren Kunden jederzeit höchste Qualität und Transparenz bieten.

Setzen Sie auf Haufe X360 und Nex.Go 360 als Partner für die Zukunft Ihrer Rösterei – für effiziente Produktion, innovative Produkte und eine erfolgreiche, sichere Positionierung am Markt.