Comes Kaffeekontor ist seit vielen Jahren ein etablierter Großhändler für Kaffee, Tee und Zubehör.  

Mit einem stetig wachsenden Sortiment und steigenden Bestellvolumina baute sich das Unternehmen eine solide Marktposition im B2B- und B2C-Geschäft auf. Doch das Wachstum brachte zunehmend komplexere Abläufe mit sich: Lagerverwaltung, Auftragsbearbeitung und Finanzprozesse mussten parallel zu den steigenden Anforderungen bedient werden. Während das Unternehmen auf Kundenseite erfolgreich expandierte, stieß die interne Organisation mit klassischen Tools wie Excel und einer eigenentwickelten Access-Lösung an ihre Grenzen. 

Die bisherigen Systeme bremsten das Unternehmen nicht nur aus – sie gefährdeten Aufträge und damit weiteres Wachstum. 

• Manuelle Datenerfassung und papierlastige Abläufe banden  hunderte Stunden im Monat – Ressourcen, die im Vertrieb und Kundenservice fehlten.
• Fehlende Transparenz in Prozessen und Daten führte zu Entscheidungen auf unsicherer Basis und verzögerte das Management-Reporting um Tage. 
• Hoher administrativer Aufwand überlastete die Mitarbeitenden und ließ kaum Kapazität für Wachstum.
• Kein mobiler Zugriff im Lager bedeutete: Wareneingänge, Warenausgänge und Bestände konnten vor Ort nicht digital gesteuert werden – mit dem Risiko fehlerhafter oder verlorener Buchungen.

Das Ziel war es, eine durchgängige digitale Basis zu schaffen, mit der Comes Kaffeekontor Wachstum steuern, Prozesse transparent abbilden und Kunden zuverlässig bedienen kann – unterstützt von einem Partner, der daraus eine klare Roadmap entwickelt. 

• End-to-End-Digitalisierung→ weniger Handarbeit, mehr Zeit fürs Kerngeschäft 
• Cloud-ERP schlank & flexibel → Skalierung ohne teure IT 
• Mobiles Arbeiten mit NEX.GO 360→ alle Lagerprozesse (Wareneingang, Warenausgang, Bestandsführung) direkt vor Ort steuern
• Automatisierung→ Zeit & Kosten pro Monat gespart 
• Echtzeit-Transparenz→ schnellere Entscheidungen & besserer Kundenservice 

Entscheidend war, nicht nur Software einzuführen, sondern genau die Lösungen zu identifizieren, die die größten Engpässe beseitigen und die gesetzten Ziele schnell und präzise erreichbar machen.

• Individuelle ERP-Konfiguration (Haufe X360)
  Passgenau auf die Anforderungen im Großhandel zugeschnitten, damit Prozesse ohne Umwege und Zusatzaufwand ablaufen.
• Automatisierung zentraler Abläufe
  Rechnungswesen, Lagerbewegungen und Versandprozesse wurden durchgängig digitalisiert: deutliche Zeitersparnis und eine um 80 % reduzierte Fehlerquote.
• Schnittstellenintegration (u. a. DATEV)
  Automatisierte Datenflüsse ohne doppelte Erfassung. Der Monatsabschluss gelingt nun in zwei Tagen statt zwei Wochen.
• Mobiles Arbeiten mit NEX.GO 360 
  Mitarbeiter im Lager erfassen Wareneingänge, Warenausgänge und Bestände direkt vor Ort – auch ohne Internetverbindung, damit alle Buchungen zuverlässig ins ERP übernommen werden und keine Aufträge oder Bestände verloren gehen.
• Prozessanalyse und Roadmap
  Klare Aufnahme bestehender Workflows, Definition einer Digitalisierungsstrategie und strukturierte Umsetzung. So wurde der ROI bereits nach zwölf Monaten erreicht.
• Change Management und Schulung
  Durch praxisnahe Trainings und persönliche Begleitung konnte das Team ab Tag eins effizient mit den neuen Systemen arbeiten.

Mit der Einführung von Haufe X360 und NEX.GO 360 hat Comes Kaffeekontor den entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft gemacht Dank der engen Beratung und praxisnahen Umsetzung von Handeln.de ist das Unternehmen heute in der Lage, Wachstum effizient zu steuern, Prozesse transparent zu überwachen und Kunden schneller zu bedienen – eine Transformation mit langfristigem Geschäftserfolg.

• Innerhalb von nur 12 Monaten wurde der ROI erreicht – durch eine klare Prozessanalyse und Roadmap.

• Mit der Automatisierung zentraler Abläufe konnte die Fehlerquote um 80 % reduziert werden.

• Der Monatsabschluss gelingt nun in zwei Tagen statt in zwei Wochen – dank DATEV-Integration.