Prozessautomatisierung für Wachstum ohne mehr Personal
Manuelle Arbeit, die niemand braucht. Wir automatisieren sie.
Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse, identifizieren wiederkehrende Aufgaben und automatisieren sie. In Haufe X360, mit RPA-Tools, mit Low-Code-Lösungen oder durch KI.
Damit Ihre Mitarbeiter das machen, wofür Menschen besser sind.
- Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler
- Mehr Output pro Mitarbeiter
- Saubere Daten in Echtzeit
Warum Prozessautomatisierung im Mittelstand oft scheitert
Drei Gründe, warum Automatisierungsprojekte ihr Ziel nicht erreichen
Es wird automatisiert, was noch nicht funktioniert
Viele Unternehmen automatisieren Prozesse, die im Kern unklar oder fehlerhaft sind. Das Ergebnis: Fehler werden schneller gemacht, nicht weniger. Automatisierung verstärkt einen Prozess, sie repariert ihn nicht.
Die falsche Technologie für den Anwendungsfall
RPA, KI-Tools, Low-Code-Plattformen, klassische Workflows: jede Technologie hat ihre Stärken. Ohne saubere Prozessanalyse wird das falsche Werkzeug gewählt und das Projekt scheitert technisch.
Mitarbeiter werden nicht mitgenommen
Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, ersetzt zu werden, wehren sie sich. Erfolgreiche Automatisierungsprojekte zeigen den Mitarbeitern früh, was sie gewinnen: weniger Routine, mehr sinnvolle Aufgaben, Entlastung im Tagesgeschäft.
Unser Beratungsansatz
Vier Dinge, die unsere Prozessautomatisierung von klassischen Anbietern unterscheidet
Prozessanalyse vor Automatisierung
Wir starten nicht mit Software, wir starten mit Ihren Prozessen. Erst wenn klar ist, welche Abläufe wirklich einen Wertbeitrag bei Ihren Herausforderungen liefern, automatisieren wir sie. Was unklar ist, sortieren wir vorher. Was überflüssig ist, schaffen wir ab.
Die richtige Technologie für den richtigen Prozess
RPA, KI-Tools, Workflows in Haufe X360, Low-Code-Plattformen, klassische Schnittstellen. Wir kennen die Werkzeuge und wählen das, was zu Ihrem konkreten Anwendungsfall passt.
Mitarbeiter einbeziehen, nicht ersetzen
Wir machen aus Automatisierung kein Bedrohungsthema. Wir zeigen Ihren Mitarbeitern, was sie gewinnen. Schulungen, Change Management und Akzeptanzarbeit sind fester Bestandteil unserer Projekte.
Skalierung statt Einmal-Projekt
Automatisierung ist kein Schlussstrich, sondern ein Prozess. Wir bauen Strukturen, die auch nach unserer Arbeit weitergeführt werden können. Damit aus einem Pilotprojekt eine langfristige Effizienzsteigerung wird.
Wie Prozessautomatisierung bei uns abläuft
Fünf Schritte für eine methodisch fundierte Automatisierung
Eine Geschäftsprozessautomatisierung ist mehr als ein technisches Projekt. Sie verändert, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten. Diese fünf Schritte geben Ihnen Klarheit über Aufwand, Vorgehen und Nutzen.
Erstgespräch und Discovery
30 Minuten Erstgespräch zur Einordnung Ihrer Ausgangslage. Wir hören zu, stellen Fragen, prüfen, welche Prozesse Automatisierungspotenzial haben. Bei Passung folgt ein 60-minütiger Discovery-Call zur Detail-Klärung.
Dauer
Eine bis zwei Wochen je nach Terminverfügbarkeit.
Was Sie bekommen
Eine erste Einschätzung, wo in Ihrem Unternehmen die größten Hebel für Automatisierung liegen. Eine Indikation zu Aufwand und realistischem Nutzen.
Prozessanalyse
Wir nehmen Ihre relevanten Geschäftsprozesse auf, dokumentieren jeden Schritt und identifizieren Stellen mit Automatisierungspotenzial.
Welche Aufgaben/Tätigkeiten folgen standardisierten Regeln?
Welche Aufgaben sind wiederkehrend?
Welche Datenverarbeitung läuft manuell?
Welche E-Mails werden immer gleich beantwortet?
Dauer
Eine bis drei Wochen je nach Prozessumfang.
Was Sie bekommen
Eine dokumentierte Übersicht Ihrer Arbeitsabläufe mit konkreten Automatisierungspotenzialen. Eine Priorisierung nach Aufwand und Nutzen.
Technologie-Auswahl und Konzept
Auf Basis der Prozessanalyse wählen wir die passende Technologie. RPA-Bots für regelbasierte Routinen, KI-Tools für unstrukturierte Daten, Workflows in Haufe X360 für ERP-nahe Aufgaben, Low-Code-Plattformen für individuelle Anwendungen. Wir kombinieren, was sinnvoll ist.
Dauer
Eine bis zwei Wochen.
Was Sie bekommen
Ein Automatisierungskonzept mit klarer Technologie-Auswahl, Aufwandsschätzung und Umsetzungsplan. Eine belastbare Investitionsindikation.
Umsetzung und Go-Live
Schrittweise Umsetzung der ausgewählten Automatisierungen. Test in einer abgesicherten Umgebung, Schulung der Mitarbeiter, dann produktiver Betrieb. Begleitung durch den Übergang mit einem Sicherheitsnetz für die ersten Wochen.
Dauer
Vier Wochen bis sechs Monate je nach Umfang.
Was Sie bekommen
Produktiv laufende Automatisierungen mit messbarer Wirkung. Geschulte Mitarbeiter, die mit den neuen Werkzeugen umgehen können. Dokumentation für den laufenden Betrieb.
Laufende Betreuung und Weiterentwicklung
Nach dem Go-Live bleiben wir an Ihrer Seite. Wir überwachen die laufenden Automatisierungen, passen sie an Veränderungen in Ihren Prozessen an und identifizieren weitere Potenziale. Damit aus einem Projekt ein dauerhafter Effizienzgewinn wird.
Dauer
Langfristige Partnerschaft, monatlich abrufbar.
Was Sie bekommen
Fester Ansprechpartner, monatlich abrufbares Beratungskontingent, kontinuierliche Optimierung Ihrer automatisierten Prozesse.
Welche Technologien wir einsetzen
Vier Werkzeugklassen, die wir je nach Anwendungsfall kombinieren
Robotic Process Automation (RPA)
Software-Roboter, die wiederkehrende Aufgaben in bestehenden Systemen ausführen. Ideal für regelbasierte Routinen ohne Eingreifen in die Systemarchitektur.
Workflows in Haufe X360
Native Automatisierungen direkt im ERP, etwa Freigaben, Benachrichtigungen und Statuswechsel. Ohne zusätzliche Software und ohne Schnittstelle, die gepflegt werden muss.
KI-Agenten und Machine Learning
Werkzeuge, die mit unstrukturierten Daten wie E-Mails, Belegen oder Freitext arbeiten und aus Mustern lernen. Sinnvoll dort, wo feste Regeln an ihre Grenzen stoßen.
Low-Code-Plattformen
Schnelle Umsetzung individueller Lösungen ohne klassische Software-Entwicklung. Für Anwendungsfälle, die zwischen Standard und Sonderlösung liegen.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Vier Ergebnisse, die nach dem Projekt bleiben
Prozesslandkarte mit Automatisierungspotenzial
Dokumentation Ihrer relevanten Geschäftsprozesse inklusive Bewertung, was sich zu automatisieren lohnt und was nicht.
Automatisierungskonzept
Technologie-Auswahl, Umsetzungsplan, Aufwandsschätzung. Eine belastbare Grundlage für Ihre Investitionsentscheidung.
Produktive Automatisierungen
Laufende RPA-Bots, KI-Tools, Workflows oder Low-Code-Anwendungen, die im Tagesgeschäft Wirkung zeigen.
Geschulte Mitarbeiter
Anwender, die mit den neuen Werkzeugen umgehen können. Key-User mit vertieftem Wissen für laufende Anpassungen.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Ihre Fragen zur Automatisierung, unsere Antworten
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Was ist Prozessautomatisierung genau? Eine kurze Definition.
Prozessautomatisierung ist Teil des modernen Prozessmanagements und bedeutet, wiederkehrende Schritte in Geschäftsprozessen durch Software statt durch Menschen erledigen zu lassen. Im Kontext von Business Process Management wird sie oft als Business Process Automation bezeichnet. Die Bandbreite reicht von einfachen Workflows über Robotic Process Automation bis zu KI-gestützten Lösungen. Das Ziel ist immer das gleiche: weniger Arbeitsaufwand bei gleichem oder besserem Ergebnis.
Was ist der Unterschied zwischen RPA, Workflows und KI-Tools im praktischen Einsatz?
Bei Robotic Process Automation (RPA) arbeiten Software-Roboter, die regelbasierte Aufgaben in bestehenden Systemen ausführen. Workflows sind native Automatisierungen innerhalb einer Anwendung, zum Beispiel in Haufe X360. KI-Tools arbeiten mit unstrukturierten Daten und lernen aus Mustern. Die richtige Wahl hängt vom konkreten Anwendungsfall ab. In der Praxis kombinieren wir die Technologien, wenn es sinnvoll ist.
Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für KMU?
Ja, besonders. Gerade im Mittelstand fehlen oft die Ressourcen, um wachsende Arbeitslast mit mehr Personal aufzufangen. Hier liegen die größten Chancen für Automatisierung: Sie schafft Kapazität, ohne dass Sie einstellen müssen. Wichtig ist, mit den richtigen Prozessen anzufangen und nicht alles auf einmal automatisieren zu wollen.
Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Prozessmanagement?
Drei Herausforderungen sehen wir immer wieder. Erstens: Es wird automatisiert, was nicht sauber definiert ist. Zweitens: Die falsche Technologie wird gewählt. Drittens: Die Mitarbeiter werden zu spät einbezogen und blockieren das Projekt. Wir adressieren alle drei Punkte vor dem ersten Bot, damit das Projekt seine Ziele erreicht.
Wie viel Zeit und Geld kostet ein Automatisierungsprojekt?
Die Bandbreite ist groß. Einfache Workflow-Automatisierungen in Haufe X360 lassen sich in wenigen Tagen umsetzen. Komplexe RPA- oder KI-Projekte können mehrere Monate dauern. Belastbare Zahlen bekommen Sie nach der Prozessanalyse, die in mehreren Schritten Aufwand und Nutzen klärt. Wir arbeiten auch hier mit Festpreis-Logik.
Werden durch Automatisierung Arbeitsplätze ersetzt?
Selten direkt. Häufiger werden Routinen ersetzt, nicht Menschen. Die meisten unserer Kunden nutzen die freiwerdende Kapazität für anspruchsvollere Aufgaben oder für Wachstum. Wir helfen, die Veränderung im Team transparent und konstruktiv zu gestalten. Damit aus einer technischen Umstellung eine echte Chance für die Mitarbeiter wird.
Funktioniert Automatisierung auch ohne Haufe X360?
Ja. Wir setzen Automatisierungen auch in anderen ERP-Umgebungen um oder als systemübergreifende Lösung. Wenn Sie aber langfristig denken: Eine integrierte Architektur mit Haufe X360 macht viele Automatisierungen erst möglich oder deutlich einfacher. Das ist auch der Grund, warum Business Process Automation und ERP-Architektur in der Praxis eng zusammenhängen.
Ab wann lohnt sich ein Erstgespräch zum Business Process Management?
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit Routine verbringen. Wenn manuelle Datenpflege oder E-Mail-Verarbeitung Ihren Tag bestimmt. Wenn Sie Wachstum vor sich haben, das mit dem aktuellen Personal nicht zu stemmen ist. Ab 15 Mitarbeitern und 3 Mio. Euro Umsatz aufwärts ist es in der Regel sinnvoll, die Chancen eines Automatisierungsprojekts zu prüfen. Wenn Ihr Unternehmen darunter liegt, kann es trotzdem passen. Das klären wir gemeinsam im Erstgespräch.
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