Haufe X360 nach dem Go-live: warum die eigentliche Arbeit jetzt beginnt

Hallo, heute möchten wir über das Thema mit Ihnen sprechen, welches alle in einem Haufe X360 Implementierungsprojekt begleitet und zwar der Go Live und insbesondere die kritischen Tage und Wochen danach. Viele planen genau bis zu dem Punkt des Livegangs, vergessen jedoch die höchstkritische Phase danach. Das bleibt dann eine Blackbox. Um diese Themen näher zu beleuchten, habe ich heute Marco hier.

Consultant bei uns in der laufenden Betreuung der Kunden durch diese Phase hilft. Marco, was passiert nach einem Liveang eigentlich konkret? Nach dem Livegang ist eigentlich ja, du sagst es schon die entscheidende Phase. Das heißt, es ist die Phase, in der sichergestellt wird, dass das System genutzt wird, wie wir es vorher im gemeinsamen Solution Design entwickelt haben, dass das Prozessle Leben innerhalb des Unternehmens auch wirklich in der Software abgebildet wird und auch durch die User aktiv mitgestaltet wird.

Und was sind die Themen, die dann euch in dieser heißen Phase am meisten begleiten? Und vielleicht kannst du einen kurzen Einblick geben. Was sind die Fragen, die bei Kunden typischerweise in dieser Phase aufkommen? Mhm.

Sehr gerne. Also Themen, die natürlich vermehrt kommen ist, wir müssen es vielleicht einmal kurz einordnen. In der Implementierungsphase hast du ein Keyser Team, das wird durch die ganzen Prozesse mit mit durchgezogen, das wird im Testing mit einbezogen, aber es ist das erste Mal, dass eigentlich die gesamte User Masse auf das System gelassen wird. Das heißt, wir laufen natürlich irgendwo in Berechtigungsthemen, weil dann doch der ganz spezielle Sonderfall natürlich typischerweise an Tag 1 aufkommt,

Der von keiner Seite im Testing beachtet werden konnte. Wir haben ja ganz spezifische Belegthemen vielleicht noch mal, weil die die Buchhaltung vielleicht dann doch noch die eine oder andere Anforderung an eine Rechnung hat, die ja, die einfach im Layout noch nicht ganz bedacht worden ist, vielleicht und ja, ansonsten ist das Wichtigste eigentlich den Kunden dazu zu führen, diesen Change aktiv mitzugestalten. Da unterstützen wir während der gesamten Implementierungsphase und auch danach natürlich uns damit eine saubere und effiziente Nutzung des

Systems sicher zu stellen. Wie du ja gerade sagst, Marco, es ist völlig normal, dass kleinere Stolpersteine auftreten und vielleicht noch mal Anpassungen vorgenommen werden müssen, die zuvor vielleicht auch gar nicht absehbar waren. Vielleicht kannst du uns einen kurzen Einblick geben, wie ihr als Konsult in der laufenden Betreuung dann mit den Kunden hier gemeinsam vorgeht. Mm.

Also grundsätzlich ist es so, dass wir die ersten vier Wochen eigentlich mit Dailies bestreiten. Das heißt, wir wir sind mit dem Projektchen des Kunden im täglichen Austausch. Wir hören uns Herausforderungen an, die bei den Usern gekommen sind. Wir analysieren das, schauen es gemeinsam an.

Ist es ein prozessuales Thema? Ist es etwas, was vielleicht gerade noch nicht im Solution Design bedacht worden ist oder auch einfach Autoscope war vielleicht oder ist es auch einfach ein Schulungsthema? Das heißt, der der User ist noch unsicher in dem in seinem Doing und muss vielleicht noch mal ganz anders abgeholt werden. Ja, Marco, dann beginnt eine ganz spannende Phase.

Viele Personen im Unternehmen sind natürlich ganz heiß darauf, mit dem neuen System auch zu arbeiten. Nutzen es aktiv. Es gibt aber sicherlich auch bei dem einen oder anderen Vorbehalte Hemmnisse. Wie erkennt man denn, ob ein System dann nach dem Go-live auch wirklich sauber und aktiv im Alltag genutzt wird?

Mhm. Genau. Du sprichst eigentlich was ganz Wichtiges an. Zum einen diese Hemmnisse wollen wir schon während der Implementierung identifizieren und auch dort schon moderieren, damit sie eigentlich gar nicht so groß werden.

Zum anderen ist es aber auch so, dass wir während der ersten Wochen aktiv monitoren, wie das System genutzt wird. Das heißt, wir gucken uns Stammdatenerfassung an, Kreditoren, Debitoren Artikel um einfach eine Standarden Qualität sicherzustellen. Wir schauen uns an, ob die ja während der während des Solution Designs identifizierte Menge an Geschäftsvorfällen auch wirklich übers System abgebildet wird und horchen auch ganz aktiv in Fachabteilungen rein,

Um zu schauen, werden da jetzt gerade irgendwo parallel schon wieder Listen gepflegt, die eigentlich ins System gehören. Okay, cool. Noch eine schnelle abschließende Frage an dich, Marco. Wenn bei einem Unternehmen, der Go Life Gang jetzt direkt bevorsteht oder gerade erfolgt ist, was sind die Top drei Prioritäten, die dieses Unternehmen auf jeden Fall wissen sollte?

Die Top drei Prioritäten, die Fachabteilung einbeziehen, auf die einzelnen User hören, damit man diese im Alltag aufkommenden Punkte einfach aktiv mit beachten kann. Sich darüber im klaren sein, dass eine dass eine EOP Einführung nicht damit endet, dass eingeführt ist, sondern dass dann eigentlich erst die wirkliche Optimierung und auch noch mal wirklich die Abstimmung auf die einzelnen Prozesse stattfindet, weil wir uns immer im Kan drüber sein müssen,

Dass es gerade für User, die es vorher nicht kennengelernt haben, einfach ein großer Change ist und als Drittes diesen Change einfach auch aktiv zu begleiten, auch als Projektteam innerhalb Unternehmens. Danke Marco für die spannenden Einblicke. Sie haben gehört, der Go-live sehr ereignisreiches, aber auch absolut händelbares und managbares Ereignis. Wenn Sie mehr Fragen zum Go Live haben und insbesondere zur heißen Phase danach,

Dann melden Sie sich gerne bei Marco oder seinen Kollegen.