Beckmann GmbH: Angebotsprozess und Buchhaltung mit Haufe X360

Wie war die Ausgangslage?

Sie fahren in ein Parkhaus, gehen ins Hallenbad oder nutzen Waschmaschinen im Waschsalon? Dann kommen Sie eventuell mit Technologie von Beckmann in Kontakt. Das Familienunternehmen produziert Kassensysteme, Einfahrtssäulen und Zugangsleser inklusive Cloud-Anbindung. „Rund 80 Prozent ist Projektgeschäft, wobei wir viele Details individualisieren“, betont Geschäftsführer Michael Beckmann. Für diese Individualisierung gibt es ein Baukastensystem mit rund 50 Modulen. Bereits im Angebotsprozess müssen Mitarbeitende das Produkt per Modulauswahl virtuell zusammensetzen, je nach Kundenanforderung. Durch die enorme Komplexität und technische Abhängigkeiten konnte es passieren, dass etwas konfiguriert wurde, was nicht zusammenpasste. Dazu kam mangelnde unternehmerische Transparenz, weil rund um Buchhaltung und Rechnungsstellung zwei Systeme im Einsatz waren.

Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

Der Geschäftsführer schaute sich verschiedene Cloud-ERP-Lösungen an und landete schnell bei Haufe X360. Den Unterschied machte unter anderem die Oberfläche: „Die Lösung von Haufe sieht in jedem Detail nach State of the Art aus. Das passt zu meinen Vorstellungen eines modernen UI, was ich von der Konkurrenz nicht unbedingt sagen kann. Bei deren Präsentationen fielen zudem langsamere Ladezeiten und andere grundsätzliche Mängel auf.“

Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems?

Viele Produktvarianten und sehr flexible Bestellprozesse verlangten nach gründlicher Vorbereitung. Wir waren deshalb vor Ort und haben mit den Verantwortlichen Details wie Produktserien, Stücklisten und Lagerprozesse durchgesprochen. Im zweiten Schritt entwickelten wir präzise Prozessdiagramme. Sie zeigten Schritt für Schritt zum Beispiel die Verkaufs- und Beschaffungsprozesse bei Beckmann, inklusive unserer Verbesserungsvorschläge. Die ERP-Modellierung wurde so zum Katalysator für Optimierungen an allen Ecken und Enden.

Was zeichnete die Umstellung aus?

Beim Go-Live haben wir nichts dem Zufall überlassen: Den Anwendern bei Beckmann stand längere Zeit eine Testumgebung zur Verfügung, und beim Systemwechsel waren wir mehrere Tage vor Ort. „Der Switch vollzog sich von einem auf den anderen Tag und hat sehr gut funktioniert“, sagt Michael Beckmann. „Seitdem nutzen wir das ERP für zentrale Aufgaben in der Buchhaltung, Auftragserfassung und Warenwirtschaft.“

Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

• Vertrieb: Der Produktkonfigurator, Teil des Produktionsmoduls von Haufe X360, führt Vertriebsmitarbeitende mit Fragen zum gewünschten Produkt. Jede Antwort beeinflusst die Auswahl bei der nächsten Frage. Am Ende erzeugt das ERP automatisch ein Angebot.
• Buchhaltung: Der gesamte Rechnungslauf ist automatisiert. Statt einer Vollzeitstelle (40 Stunden) braucht es nur noch eine 16-Stunden-Kraft. Die Zahl der offenen Rechnungen ist um rund 90 % gesunken, weil das ERP alle Mahnungen automatisch erzeugt.
• Controlling: Mit Haufe X360 überblickt die Geschäftsführung den gesamten Status des Unternehmens: Bestelleingang, offene Produktaufträge und die Gewinnentwicklung im Vergleich zum Vorjahr. „Mit Haufe X360 habe ich einen umfassenden Blick auf alle relevanten Entwicklungen. Dabei ist das Ganze sehr einfach zu bedienen und zu verstehen“, so Michael Beckmann.

„Ich habe einen neuen Blick auf die wirtschaftlichen Kennzahlen meines Unternehmens. Zudem haben wir Fehler im Angebotsprozess komplett ausgemerzt und die Zahl der offenen Kundenrechnungen minimiert. Mit der Arbeit von Handeln.de sind wir komplett zufrieden.“

Michael Beckmann, Geschäftsführer der Beckmann GmbH