NUBIUS GROUP: ERP-Inseln abgelöst mit Haufe X360

Der Hintergrund

Seit 1988 steht NUBIUS für Präzision: Reparatur, Instandsetzung und kundenindividuelle Sonderwerkzeuge. Als Familienunternehmen in zweiter Generation (seit 2021) ist NUBIUS heute Teil einer international tätigen Gruppe mit fünf Auslandsgesellschaften und über 300 Mitarbeitenden. Das Unternehmen wächst über fünf Geschäftssäulen (Reparatur, Sonderwerkzeuge, Eigenprodukte, Zukaufprodukte und Schleifdienst) und setzt auf langjährige Partnerschaften.

Die Herausforderung

Vor Projektstart arbeiteten die Standorte mit lokalen ERP-Systemen auf eigenen Servern. Manche Abläufe waren nicht optimal und bremsten Transparenz und Skalierung.

• Insellösungen: getrennte ERP-Systeme je Land, kein gemeinsames Kernsystem
• Prozesslücken: manuelle Aufwände in Teilprozessen
• Skalierbarkeit und Transparenz: fehlende einheitliche Sicht für internationales Wachstum

Das Ziel

In der Auswahl myfactory oder Haufe X360 setzte sich Haufe X360 durch: cloudbasiert, benutzerfreundlicher, flexibler und zukunftssicher.

• Digitalisierung und Automatisierung der End-to-End-Prozesse
• Transparenz über alle Einheiten
• Einheitliches Cloud-ERP für den internationalen Rollout
• Kostenwirksame Logistikprozesse (Versand und Labeling)

Die Lösung

Nicht der reine Systemwechsel war entscheidend, sondern die größten Engpässe zu identifizieren und genau dort Lösungen zu bauen, die schnell Wirkung zeigen: weniger Handarbeit, mehr Durchgängigkeit, klare Verantwortung und eine Plattform, die international mitwächst.

Individuelle ERP-Konfiguration für Reparatur, Sonderwerkzeuge und technischen Großhandel

• Durchgängige Prozesskette von Angebot über Reparatur und Sonderfertigung bis Versand, Lieferschein und Rechnung
• Viele zusätzliche Felder und Masken für branchenspezifische Informationen, genau das, was NUBIUS im Alltag braucht, statt Workarounds in Excel
• Lagerführung mit sauberer Trennung von lagergeführten und nicht lagergeführten Artikeln für verlässliche Bestände

Automatisierung zentraler Abläufe

• Rechnungen entstehen automatisch aus dem Lieferschein; Zahlungskonditionen, Skonti und Fälligkeiten werden übernommen
• Lagerbewegungen (Wareneingang, Umbuchung, Warenausgang) werden systemgestützt erfasst; Kommissionierlisten und Packvorschläge sorgen für sichere Abläufe
• Digitale Versandprozesse: Etikett, Tracking, Status und Rückmeldungen fließen direkt ins System

Schnittstellen und Datenflüsse

• Übergabe der Belegdaten und Buchungen an die Finanzbuchhaltung per DATEV-Export ist eingerichtet
• Versand-Feedback (Tracking, Zustellung) wird am richtigen Datensatz abgelegt

Integration und Customizing

• Direkte UPS-Anbindung: Etikettendruck und Tracking entstehen in Haufe X360, Gebühren pro Etikett entfallen. Bei rund 200 Paketen pro Woche entsteht ein spürbarer Kostenvorteil; die Investition amortisiert sich nach interner Kalkulation in etwa zwei bis drei Jahren.
• NEX.GO 360 in Entwicklung: Eine neue mobile Anwendung wird gemeinsam aufgebaut, mit zusätzlichen Eingabefeldern und Abläufen speziell für NUBIUS (mobiler Innendienst, Tourenabarbeitung im Außendienst).
• Einführung, Schulung und Unterstützung im Betrieb: Wir haben die Prozesse gemeinsam aufgenommen, die Lösung aufgebaut, mit den Schlüsselanwendern getestet und die Teams geschult. Nach dem Start steht schnelle Unterstützung über das Ticketsystem bereit, dringende Anliegen werden priorisiert.

Das Fazit

Mit Haufe X360 (Warenwirtschaft und CRM) und Handeln.de hat NUBIUS den Sprung von lokalen Insellösungen zu einer skalierbaren Cloud-Plattform geschafft: durchgängige Prozesse von Angebot bis Rechnung, transparente Lagerführung und konsequente Automatisierung. Dazu kommt ein harter Kostenvorteil im Versand durch die eigene UPS-Anbindung. Der internationale Rollout ist gestartet (Ungarn zuerst), NEX.GO 360 und eine neue Tourenplanung stehen an.

„Handeln.de + Haufe X360 ist für uns das Wachstums-Setup: kurze Reaktionszeiten, saubere Implementierung, messbarer Effekt im Alltag. Reaktionsschnell im Ticketsystem, kompetent in der Tiefe, konsequent in der Lieferung.“

Dominik Frey, Geschäftsleiter der NUBIUS GROUP Präzisionswerkzeuge GmbH