ECOOLTEC: Vertrieb und Kanban-Produktion mit Haufe X360

Über ECOOLTEC

In einem ebenso wichtigen wie anspruchsvollen Einsatzgebiet punktet die ECOOLTEC Grosskopf GmbH mit einer innovativen und bislang im Segment einzigartigen Lösung: Das Start-up fertigt besonders umweltfreundliche und effiziente Transportkälteanlagen für den Straßengüterverkehr. Die rein elektrisch angetriebenen Systeme lassen sich vollständig in das Dach des Fahrzeugaufbaus integrieren und sorgen anschließend dafür, dass die Kühlkette beim Transport von Lebensmitteln, Blumen, Medikamenten und anderen temperatursensiblen Gütern nicht unterbrochen wird.

Die besonders nachhaltigen Kältemittel sind der technologische Clou der Anlagen. Statt der in der Transportkälte aktuell überwiegend verwendeten fluorierten Kältemittel (Fluorkohlenwasserstoffe oder sogenannte F-Gase) mit GWP-Werten (Global Warming Potential) von ca. 2.000 setzt ECOOLTEC auf natürliche Kältemittel mit vernachlässigbaren, einstelligen GWP-Werten. So können Kunden ihren CO₂-Fußabdruck massiv verringern. Zudem stoßen die Anlagen lokal keine Schadstoffe aus.

Dass dieses komplexe High-Tech-Produkt mit ebenso komplexen unternehmerischen Prozessen einhergeht, zum Beispiel in den Bereichen Auftragserfassung, Fertigung und Materialwirtschaft, liegt auf der Hand. Die Verantwortlichen von ECOOLTEC waren deshalb auf der Suche nach einer ERP-Software, mit der man die im Auftragsdurchlauf nötigen Prozesse standardisiert abbilden kann. Vor diesem Hintergrund fiel die Wahl auf Haufe X360.

Handeln.de modelliert Materialbewegung im ERP

Einen entscheidenden Anteil am Gesamterfolg hatte der Implementierungspartner von Haufe X360: Handeln.de. Die Spezialisten erfüllten dabei unter anderem die besondere Aufgabe, alle am Auftragsprozess beteiligten Partner (Fahrgestellhersteller, Aufbauhersteller, Service- und Montagepartner) auf einfache Weise in den Vertriebsprozess zu integrieren. Ebenso gelang es Handeln.de, die Kanban-Prozesse in der Produktion passgenau im ERP abzubilden, sodass sich alle Materialbewegungen papierlos per Smartphone und Co. steuern lassen und der ganze Workflow sehr transparent im System zu verfolgen ist.

Komplexe Prozesse mit einer standardisierten Lösung abbilden

Dass ein hoher technologischer Anspruch ECOOLTEC prägt, machen diverse beeindruckende Meilensteine in der jungen Firmengeschichte deutlich. So präsentierten die Mitarbeiter:innen bereits auf der IAA TRANSPORTATION 2022 ein echtes Novum: die erste rein elektrisch angetriebene Transportkälteanlage mit natürlichen Kältemitteln, die sich auch für anspruchsvollste Einsätze eignet. Die Lösung eliminiert den Ausstoß von Treibhausgasen fast komplett. Außerdem kommt ein elektrischer Antrieb zum Einsatz und kein Dieselmotor, weshalb neben den CO2-Emissionen auch die lokalen Schadstoffemissionen deutlich sinken. „Wir entwickeln diese High-Tech-Lösungen individuell für Transportunternehmen und Handelsketten. Folglich gibt es beispielsweise in der Produktion sehr flexible Prozesse, die wir mit einem ausgefeilten Produktionsplanungssystem (PPS) inklusive Steuerung von Materialbedarf und Lagerbewegungen (MRP-Läufe) abdecken wollen“, erklärt Karl Sochor, Berater und Projektleiter bei ECOOLTEC. „Das war eine zentrale Aufgabenstellung bei der Suche nach einem neuen ERP.“

Ähnlich anspruchsvoll stellen sich die ERP-Aufgaben im Vertrieb dar. So war hier das Ziel des Unternehmens, unterschiedliche Geschäftsprozesse inklusive der Einbindung von externen Partnern automatisiert zu verarbeiten. Konkret heißt das: Vertriebsmitarbeiter:innen generieren im System online einen Kundenauftrag, der wiederum alle dazugehörigen Bestellungen und nachgelagerten Lieferprozesse „auf Knopfdruck“ auslöst. An Produktionspartner und Lieferanten geht dabei beispielsweise einfach eine E-Mail mit angehängtem PDF-Auftrag. „Für eine solche Lösung wollten wir aber eben keine komplexe Programmierung beauftragen, sondern auf vorhandene Standards in einer Software zurückgreifen“, erläutert Karl Sochor.

Die Wahl von Haufe X360 als neues ERP-System bei ECOOLTEC war dabei keineswegs ein „Selbstläufer“: Die Kältespezialisten schauten sich diverse Lösungen im Markt an und verglichen die jeweiligen technischen Möglichkeiten mit ihren spezifischen Anforderungen. „Neben der hohen Zahl der Funktionalitäten, die im Standard abbildbar waren und für uns eine transparente Auftragsverfolgung ermöglichen, ohne viel Aufwand für Customizing zu betreiben, war der professionelle Auftritt vom Vertriebspartner Handeln.de ein wesentlicher Aspekt, dass wir uns für Haufe X360 entschieden haben. Zusätzlich zur fachspezifischen Kompetenz hat auch der Faktor ‚Mensch‘ gepasst, was bei der intensiven Zusammenarbeit während der Prozessdefinition und Implementierung von entscheidender Bedeutung war. Wir von ECOOLTEC waren uns einig, dass die für den Vertriebs- beziehungsweise Produktionsprozess notwendigen Modellierungen an der Software bei Handeln.de in den besten Händen liegen. Am Ende haben uns Handeln.de und die Module von Haufe X360 überzeugt“, berichtet Sochor. „Die Entscheidung haben wir bis heute nicht bereut.“

In mehreren Phasen zum Ziel

Vom Vertrieb über die angeschlossene Materialwirtschaft bis zur Produktion: Die unternehmerischen Prozesse von ECOOLTEC sind komplex und zugleich sehr flexibel in diversen Details. In Abstimmung mit Handeln.de entschieden sich die Spezialisten deshalb für ein stufenweises Vorgehen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. „Phase eins“ umfasste dabei vor allem die Prozesse in der Produktion und die Stammdatenerfassung. „Im ersten Schritt haben wir in mehreren Meetings dieses System gemeinsam durchgesprochen“, erklärt Johannes Mantel, Geschäftsführer des Implementierungspartners Handeln.de. „Wir müssen einen solchen Ablauf komplett verstehen. Sonst wären wir nicht in der Lage, eine dazu passende Modellierung im ERP auszuführen. Die aktuelle Lösung war in Teilen Neuland für Haufe X360 und somit eine echte Herausforderung.“

In der nun anstehenden zweiten Phase geht es vornehmlich um das Angebots- und Auftragswesen sowie die Lagersteuerung bei ECOOLTEC, eine Teilaufgabe, die für Handeln.de neue Herausforderungen bereithält, denn es gibt zahlreiche Variablen im Prozess.

Eine wesentliche Voraussetzung für die fehlerlose Auftragserfassung ist der Produktkonfigurator. Mit diesem Instrument wird aus einer Vielzahl von möglichen Varianten der tatsächliche Umfang des Kältesystems bestimmt. Dazu zählen die Kapazität der Kältemaschine, die Zahl der Zusatzverdampfer, auf welchem Fahrgestell das Ganze montiert wird sowie die Positionierung der Kälteanlage beziehungsweise der Zusatzverdampfer. Das beeinflusst maßgeblich die Zusammenstellung des notwendigen Montagematerials. So kommen zum Beispiel je nach Auftraggeber spezifische Teilkomponenten in der Kühltechnologie zum Einsatz. Außerdem unterscheiden sich Zulieferer und angeschlossene Produktionspartner, was wiederum das Auftragswesen beeinflusst. Beispielsweise müssen vorab an den Aufbauhersteller notwendige Verstärkungselemente verschickt werden, die dieser in die Wand des Aufbaus integriert, um die nötige Stabilität für die Kälteanlage zu gewährleisten.

In der Regel werden vom Aufbauhersteller auch elektrische Leitungen, Leer- und Kupferrohre für den späteren Einbau der Kältetechnik verlegt. Die Installation der Kälteanlage erfolgt nach Absprache mit dem Kunden am ECOOLTEC-Standort Mülheim beziehungsweise bei einem von ECOOLTEC autorisierten Montagepartner. Auch hier ist es ein Vorteil, diesen Ablauf im Vertriebsprozess über das ERP-System abwickeln zu können. „Diese Variablen müssen wir natürlich ebenso umfassend verstehen. Erst danach starten die Umsetzung und Modellierung im ERP. Am Ende werden wir diese Variablen aber perfekt abbilden“, fasst Johannes Mantel zusammen.

Eine Rundum-Vernetzung für mehr Prozesssicherheit

Bleibt am Ende die Frage nach der Wirkung: Welche Effekte zeigen sich bei ECOOLTEC? Die Antwort ist noch unvollständig, schließlich steht „Phase zwei“ noch an. Im Bereich der Produktion spielt Haufe X360 aber bereits seine Stärken aus: schlanke Prozesse, einfache Usability und ein Höchstmaß an Transparenz. Was das konkret bedeutet, sieht man auf dem Shopfloor deutlich: Die Menge an Papier ist dort massiv zurückgegangen. Stattdessen arbeiten die Mitarbeiter:innen weitgehend mit Tablets und Smartphones, wenn sie Rückmeldungen zu Produktionsprozessen geben oder Umlagerungen bestätigen. Dadurch laufen viele vor- und nachgelagerte Prozesse schneller und stabiler ab. Die üblichen Verzögerungen des kleinteiligen „Papierwegs“ entfallen.

Darüber hinaus sorgt die Systemeinbindung der Abläufe für ein besseres Verständnis ebendieser bei den Mitarbeitern, und das jeweils über den Tellerrand hinaus. Sie können ihren Beitrag am Gesamtprozess erkennen und werden dafür sensibilisiert, welche Auswirkungen es hat, wenn sie diesen nicht rechtzeitig und vollständig erbringen. „Wir fördern allgemein die Vernetzung unserer Bereiche, weshalb die gesamte Kommunikation zielgerichteter verläuft“, erklärt Karl Sochor. „Man sollte diesen Faktor nicht unterschätzen, denn Wissensaustausch ist ein hoher unternehmerischer Wert. Für mich steht deshalb fest, dass die systemgestützte Abwicklung unsere gesamte Prozesssicherheit verbessert. Die Fehlerquoten sinken.“

Für die Verantwortlichen von ECOOLTEC ist die Einführung von Haufe X360 bis jetzt eine Erfolgsstory, gerade mit Blick auf die Startphase. Die Mitarbeiter:innen haben sich zum Großteil schnell in die Materie eingearbeitet, was auch daran liegt, dass die meisten von ihnen schon bei der Implementierung des Systems involviert waren und ihre Wünsche und Vorstellungen bezüglich des Masken-Layouts und der Anordnung der Tabs selbst bestimmen konnten, erzählt Karl Sochor. Ihre Rückmeldungen seien durchweg positiv, weil das ERP sie gut bei ihren Alltagsaufgaben unterstützt.

„Das Handling über die Menüführung sowie das Layout der einzelnen Masken sind praxisorientiert und übersichtlich, weil nur die Parameter und Informationen auf dem Bildschirm angezeigt werden, die zur Erledigung der anstehenden Aufgaben nötig sind. Ein Wechsel innerhalb der Masken ist einfach und der Logik des Prozesses folgend möglich. Das erhöht die Akzeptanz der Software“, betont der Projektleiter. „Insgesamt sind wir überzeugt davon, dass die Einführung von Haufe X360 uns gezielt weiterhilft: Jeder Kunde erhält ‚seine‘ Kältetechnologie mit der gewünschten Konfiguration in der vereinbarten Lieferzeit. Gleichzeitig können wir den dahinterliegenden Entwicklungs- und Produktionsprozess effektiv steuern. Mit der Umsetzung weiterer Ausbaustufen von Haufe X360 treiben wir das Projekt mit Hochdruck weiter voran.“