Comes Kaffeekontor: Umsatz und Aufträge verdoppelt mit Haufe X360

Der Hintergrund

Comes Kaffeekontor ist seit vielen Jahren ein etablierter Großhändler für Kaffee, Tee und Zubehör. Mit einem stetig wachsenden Sortiment und steigenden Bestellvolumina baute sich das Unternehmen eine solide Marktposition im B2B- und B2C-Geschäft auf. Doch das Wachstum brachte zunehmend komplexere Abläufe mit sich: Lagerverwaltung, Auftragsbearbeitung und Finanzprozesse mussten parallel zu den steigenden Anforderungen bedient werden. Während das Unternehmen auf Kundenseite erfolgreich expandierte, stieß die interne Organisation mit klassischen Tools wie Excel und einer eigenentwickelten Access-Lösung an ihre Grenzen.

Die Herausforderung

Die bisherigen Systeme bremsten das Unternehmen nicht nur aus, sie gefährdeten Aufträge und damit weiteres Wachstum.

• Manuelle Datenerfassung und papierlastige Abläufe banden hunderte Stunden im Monat, Ressourcen, die im Vertrieb und Kundenservice fehlten.
• Fehlende Transparenz in Prozessen und Daten führte zu Entscheidungen auf unsicherer Basis und verzögerte das Management-Reporting um Tage.
• Hoher administrativer Aufwand überlastete die Mitarbeitenden und ließ kaum Kapazität für Wachstum.
• Kein mobiler Zugriff im Lager: Wareneingänge, Warenausgänge und Bestände konnten vor Ort nicht digital gesteuert werden, mit dem Risiko fehlerhafter oder verlorener Buchungen.

Das Ziel

Das Ziel war eine durchgängige digitale Basis, mit der Comes Kaffeekontor Wachstum steuern, Prozesse transparent abbilden und Kunden zuverlässig bedienen kann, unterstützt von einem Partner, der daraus eine klare Roadmap entwickelt.

• End-to-End-Digitalisierung: weniger Handarbeit, mehr Zeit fürs Kerngeschäft
• Schlankes, flexibles Cloud-ERP: Skalierung ohne teure IT
• Mobiles Arbeiten mit NEX.GO 360: alle Lagerprozesse direkt vor Ort steuern
• Automatisierung: Zeit und Kosten pro Monat sparen
• Echtzeit-Transparenz: schnellere Entscheidungen und besserer Kundenservice

Die Lösung

Entscheidend war, nicht nur Software einzuführen, sondern genau die Lösungen zu identifizieren, die die größten Engpässe beseitigen und die Ziele schnell erreichbar machen.

• Individuelle ERP-Konfiguration (Haufe X360): passgenau auf die Anforderungen im Großhandel zugeschnitten, damit Prozesse ohne Umwege und Zusatzaufwand ablaufen.
• Automatisierung zentraler Abläufe: Rechnungswesen, Lagerbewegungen und Versandprozesse wurden durchgängig digitalisiert, mit deutlicher Zeitersparnis und einer um 80 % reduzierten Fehlerquote.
• Schnittstellenintegration (u. a. DATEV): automatisierte Datenflüsse ohne doppelte Erfassung. Der Monatsabschluss gelingt jetzt in zwei Tagen statt zwei Wochen.
• Mobiles Arbeiten mit NEX.GO 360: Mitarbeitende im Lager erfassen Wareneingänge, Warenausgänge und Bestände direkt vor Ort, auch ohne Internetverbindung, damit alle Buchungen zuverlässig ins ERP übernommen werden.
• Prozessanalyse und Roadmap: klare Aufnahme bestehender Workflows, eine Digitalisierungsstrategie und strukturierte Umsetzung. So wurde der ROI bereits nach zwölf Monaten erreicht.
• Change Management und Schulung: Durch praxisnahe Trainings und persönliche Begleitung konnte das Team ab Tag eins effizient mit den neuen Systemen arbeiten.

Das Fazit

Mit der Einführung von Haufe X360 und NEX.GO 360 hat Comes Kaffeekontor den entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft gemacht. Dank enger Beratung und praxisnaher Umsetzung durch Handeln.de steuert das Unternehmen heute sein Wachstum effizient, überwacht Prozesse transparent und bedient Kunden schneller.

• Innerhalb von nur 12 Monaten wurde der ROI erreicht, durch eine klare Prozessanalyse und Roadmap.
• Mit der Automatisierung zentraler Abläufe sank die Fehlerquote um 80 %.
• Der Monatsabschluss gelingt in zwei Tagen statt in zwei Wochen, dank DATEV-Integration.

„Mit Handeln.de haben wir einen Partner gefunden, der unsere Herausforderungen sofort verstanden hat. Die Einführung von Haufe X360 verlief reibungslos, unsere Prozesse wurden effizienter und transparenter. Zusätzlich empfahl Handeln.de NEX.GO 360 für den Außendienst, genau die Lösung, die wir brauchten.“

John Willers, Geschäftsführer der Comes Kaffeekontor GmbH